Querverweisliste

Links auf andere Akten verwalten

Querverweis sind Links, d.h. fachliche Referenzen von einer Akte auf eine andere.

 

Funktionen der Liste

Aufruf

Kopfbereich

Liste

  

Querverweislisten werden immer aus der Detailansicht einer Akte aufgerufen, da sich die Inhalte der Liste immer auf diese Akte beziehen. Über Querverweise können so z.B. alle Mängel angezeigt werden, die zu einer Begehung erfasst worden sind oder es können Teilnehmer einer Besprechung erfasst werden.

 

In den Querverweislisten können:

 

  • nur Links auf bestehende Akten angelegt werden
  • oder in einem Schritt eine neue Akte angelegt und ein Link darauf angelegt werden

 

 

Sollte aus Versehen an dieser Stelle eine neue Akte angelegt worden sein, obwohl nur ein Link auf eine bestehende erzeugt werden sollte, einfach die neue Akte gleich wieder löschen, damit keine überflüssigen Daten entstehen 

 

Funktionen der Liste 

 

    Neue Akte und Querverweis anlegen

 

Hier kann eine neue Akte und gleichzeitig ein Querverweis auf die Ausgangsakte angelegt werden

 

      Querverweis anlegen

 

Hier wird ein Querverweis von der Ausgangsakte auf eine bestehende Akte angelegt. Es öffnet sich ein Auswahlfenster, in dem alle Kandidaten für eine Zuordnung aufgelistet sind und in dem, wenn gewünscht über eine Mehrfachauswahl, die Zuordnung erfolgt.

 

    Ausgewählte Querverweise löschen

 

Hier können über die Checkbox ausgewählte Links auf die Ausgangsakte entfernt werden, d.h. der Querverweis wird gelöscht. Die verlinkte Akte wird dabei nicht gelöscht! Auf den Tablets wird diese Funktion entweder über eine Long-Click auf die entsprechende Zeile (Android) oder über Aktivieren des Punktes "Bearbeiten" in der Kopfzeile (iOS) ausgelöst.

 

    Akten und Querverweise löschen

 

Hier können über die Checkbox ausgewählte Akten gelöscht werden. Dabei wird auch der zugehörige Link auf die Ausgangsakte gelöscht.

 

     Report

 

Zu jeder Querverweisliste gibt es einen Report im PDF Format. Dieser wird entweder im TabTool Standardformat oder als Custom Report des jeweiligen Aktentyps ausgegeben (Details dazu im jeweiligen Handbuch Eintrag). Der Report einer Aktenliste kann direkt im Browser als Vorschau angesehen werden. Es kann die gesamte sichtbare Liste im Report angezeigt werden, wobei diese Liste durch Filter und Suche eingeschränkt werden kann. Alternativ können die im Report angezeigten Akten über die Checkbox ausgewählt werden. 

Zum Report gibt es ein Einstellungsmenü, in dem der Aufbau des Reports verändert werden kann, siehe Report-Einstellungen

 

    Einstellungen

 

Sie können sich die in der Liste angezeigten Felder individuell konfigurieren. Diese Funktion gilt nur fürs TabTool Office. Mehr dazu unter Aktenliste Einstellungen.

 

    Suche

 

Über das Suchfeld können Sie die Einträge der Liste einschränken. Es werden nur die angezeigten Felder durchsucht!

  

Statusfilter

Der Inhalt der Liste kann direkt auf Einträge mit einem bestimmten Status gefiltert werden.

  

Status

Auch direkt in der Querverweisliste kann der Status der Akte gesetzt werden. Dies ist nur für manche Aktentypen möglich:

grau: kein Status

rot: offen, fehlerhaft

gelb: in Arbeit

grün: erledigt

Kann nicht direkt ein Status gesetzt werden, wird ein hochverdichteter Status der untergeordneten Akten angezeigt. Hat z.B. ein Kontakt noch ihm zugeordnete rote Mängel, so ist sein Status auch rot.

 

    Extra Menü öffnen

 

In der Kopfzeile der Querverweisliste befindet sich der Zugang zum Extra Menü, in dem alle Funktionen der Aktenliste aufgerufen werden können.

 

   Teilen Menü öffnen

 

In der Kopfzeile der Querverweisliste befindet sich der Zugang zum Teilen Menü, in dem der Versand der Aktenliste per Email aufgerufen werden kann. Dazu wird ein Standardreport für die Aktenliste erzeugt und als Anhang zur Verfügung gestellt.

  

    Hilfe

 

Dieses Handbuch öffnen.

 

Aufruf der Querverweisliste

 

Der Aufruf der Querverweisliste erfolgt durch Klick auf eine Zeile im Bereich Querverweise in der Detailansicht einer Akte.

 

Aufbau der Querverweisliste

 

Kopfbereich

 

In der Kopfzeile der Querverweisliste wird der Name der Ausgangsakte und der Typ des Querverweise angezeigt, rechts davon die Buttons zum Öffnen des Extra- und des Teilen-Menüs. Darunter befinden sich die Buttons für den Schnellzugriff auf die wichtigsten Funktionen und die Such- und Filteroptionen.

  

Liste

In der Standardansicht wird für einen Listeneintrag angezeigt:

 

  • der Status
  • der Aktentitel
  • Angelegt
  • letzte Änderung

 

Die angezeigten Spalten können für jeden Benutzer individuell angezeigt werden (nur tabTool Office). Mehr dazu unter Aktenliste Einstellungen.