TabTool Grundlagen

Ordner & Aktentypen

In TabTool gibt es Aktentypen und Ordner. Die Ordner stellen die Einstiegsebene dar, Sie finden Sie in jedem Projekt. In jedem Ordner befinden sich die Akten eines oder mehrerer Aktentypen. So sind zum Beispiel im Ordner Kontakte alle Akten des Typen Kontakt, im Ordner Aufgaben & Termine sowohl die Akten vom Typ Aufgaben als auch Termine zu finden.

 

Aktentypen die in einem Ordner liegen sind direkt über diesen zugänglich. Aktentypen die nicht in einem Ordner sind, können nur über die fachliche Hierarchie erreicht werden.

 

Doch was ist genau ein Aktentyp? Technisch lässt er sich als "fachlich konfigurierte Eingabemaske" definieren, doch hilft wohl ein konkretes Beispiel weiter.

 

Akten des Typs Kontakt enthalten Felder für Vorname, Nachname, Adresse, Telefonnummer und weitere, die an einem Kontakt sinnvoll sind. Eine Akte des Typs Termin hingegen enthält einen Betreff, eine Start- und Endzeit. So lassen sich in TabTool Aktentypen fachlich sinnvoll strukturiert Informationen ablegen.

 

Komplexere Aktentypen können dabei zum Beispiel auch genaue "Checklisten" enthalten. So müssen beispielsweise bei bestimmten Prüfungen immer wieder dieselben Dinge geprüft werden. Diese Einzelprüfungen können mit Checkboxen, drop-down-Menüs und freien Einträgen in einem Aktentyp erfasst werden. Damit stellen Sie sicher, dass bei jeder Prüfung alle relevanten Daten erfasst und alle Teilprüfungen durchgeführt werden.

 

Anlagen

An jeder Akte können - je nach Vorgabe in der Konfiguration - Anlagen abgelegt werden. So ist es möglich Bilder, Dokumente, Notizen, Audio-Aufnahmen, Plan-Markierungen oder Unterschriften an eine Akte anzuhängen, womit diese Teil der Akte werden. An einem Mangel kann dieser neben der Beschreibung so direkt mit den zugehörigen Bildern dokumentiert werden.

 

Querverweise

Um keine Daten doppelt zu erfassen werden viele Informationen als Querverweise zwischen verschiedenen Akten gespeichert. An einem einfachen Beispiel: zu einem Termin werden natürlich nicht die Teilnehmernamen eingegeben, sondern die bereits vorhanden (oder neu erstellten) Kontakte verknüpft.

 

Auch die Prüfungen eines Bauteils werden als Querverweis angelegt. Damit erhalten Sie eine genaue Übersicht zu jedem Sachverhalt. Sie können beispielsweise genau nachvollziehen, wann ein Bauteil welchen Prüfungen oder Inspektionen unterzogen wurde - gerade im Gewährleistungsfall eine wichtige Information.