Aktenliste

Alle Akten eines Typs auf einen Blick

Akten die den gleichen Aktentyp haben werden in Form einer Liste dargestellt.

 

Funktionen der Liste

Kopfbereich

Liste

  

Funktionen der Liste 

 

    Neue Akte

 

    Löschen

 

Die aktuelle Akte löschen.

 

   Ausgewählte kopieren

 

Hier können über die Checkbox ausgewählte Akten kopiert werden. Im Gegensatz zur Kopierfunktion an der Akte selbst können hier untergeordnete Akten nicht mitkopiert werden. Mehr unter Akten kopieren oder verschieben.

 

    Ausgewählte verschieben

 

Hier können über die Checkbox ausgewählte Akten in ein anderes Projekt verschoben werden. Analog zur Kopie kann auch hier festgelegt werden, ob und welche Querverweise mit kopiert werden sollen. Mehr unter Akten kopieren oder verschieben.

  

     Report

 

Zu jeder Aktenliste gibt es einen Report im PDF Format. Dieser wird entweder im TabTool Standardformat oder als Custom Report des jeweiligen Aktentyps ausgegeben (Details dazu im jeweiligen Handbuch Eintrag). Der Report einer Aktenliste kann direkt im Browser als Vorschau angesehen werden. Es kann die gesamte sichtbare Liste im Report angezeigt werden, wobei diese Liste durch Filter und Suche eingeschränkt werden kann. Alternativ können die im Report angezeigten Akten über die Checkbox ausgewählt werden. 

Zum Report gibt es ein Einstellungsmenü, in dem der Aufbau des Reports verändert werden kann, siehe Report-Einstellungen

 

    Autonummer neu vergeben

 

Wenn der Aktentyp ein Autonummerfeld enthält, kann hier die Nummerierung neu vergeben werden. Hierbei werden Lücken in der Liste der Autonummern entfernt, die entstehen, wenn Akten gelöscht werden.

 

    Einstellungen

 

Sie können sich die in der Liste angezeigten Felder individuell konfigurieren. Diese Funktion gilt nur fürs TabTool Office. Mehr dazu unter Aktenliste Einstellungen.

 

    Suche

 

Über das Suchfeld können Sie die Einträge der Liste einschränken. Es werden nur die angezeigten Felder durchsucht!

  

Statusfilter

Der Inhalt der Liste kann direkt auf Einträge mit einem bestimmten Status gefiltert werden.

 

    Erweiterter Filter

 

Über den erweiterten Filter können Sie in einem Extra-Dialog eine erweiterte Suche definieren. Hier stehen alle Felder des Aktentyps zur Verfügung.

  

Status

Auch direkt in der Liste kann der Staus der Akte gesetzt werden. Dies ist nur für manche Aktentypen möglich:

grau: kein Status

rot: offen, fehlerhaft

gelb: in Arbeit

grün: erledigt

Kann nicht direkt ein Status gesetzt werden, wird ein hochverdichteter Status der untergeordneten Akten angezeigt. Hat z.B. ein Kontakt noch ihm zugeordnete rote Mängel, so ist sein Status auch rot.

 

    Extra Menü öffnen

 

In der Kopfzeile der Aktenliste befindet sich der Zugang zum Extra Menü, in dem alle Funktionen der Aktenliste aufgerufen werden können.

  

    Hilfe

 

Dieses Handbuch öffnen.

 

Aufbau der Aktenliste

 

Kopfbereich

 

In der Kopfzeile der Aktenliste wird der Aktentyp angezeigt, rechts davon der Button zum Öffnen des Extra- Menüs. Darunter befinden sich die Buttons für den Schnellzugriff auf die wichtigsten Funktionen und die Such- und Filteroptionen.

 

 

Liste

In der Standardansicht wird für einen Listeneintrag angezeigt:

 

  • der Status
  • der Aktentitel
  • Angelegt
  • letzte Änderung

 

Die angezeigten Spalten können für jeden Benutzer individuell angezeigt werden (nur tabTool Office). Mehr dazu unter Aktenliste Einstellungen.