Aktenansicht

Informationen in der richtigen Struktur

Jedes fachliche Objekt wird in TabTool in Form einer Akte verwaltet. Die Akte enthält die zugehörigen Datenfelder, Anhänge wie z.B. Bilder und Dokumente und die Querverweise auf andere Akten.

 

Daten erfassen und verändern

Funktionen der Akte

Kopfbereich

Details

Querverweise

Bilder

Dokumente

Notizen

Audio

Pins

Unterschriften

 

Daten erfassen und verändern

 

Wie überall in TabTool müssen Änderungen an den Daten einer Akte nicht extra durch Anklicken eines Buttons gespeichert werden. Sobald das Eingabefeld verlassen und an anderer Stelle geklickt wird, wird der Inhalt des gerade geänderten Feldes gespeichert. Dies entspricht dem Verhalten, wie man es z.B. von der Arbeit mit Tablets gewohnt ist.

 

Funktionen der Akte 

 

   Löschen

 

Die aktuelle Akte löschen.

 

   Kopieren

 

Eine Kopie der Akte anlegen. Hierbei kann festgelegt werden, ob und welche untergeordneten Akten oder Querverweise mit kopiert werden sollen. Mehr unter Akten kopieren oder verschieben.

 

   Verschieben

 

Die Akte in ein anderes Projekt verschieben. Analog zur Kopie kann auch hier festgelegt werden, ob und welche untergeordneten Akten oder Querverweise mit kopiert werden sollen. Mehr unter Akten kopieren oder verschieben.

  

    Report

 

Zu jeder Akte gibt es einen Report im PDF Format. Dieser wird entweder im TabTool Standardformat oder als Custom Report des jeweiligen Aktentyps ausgegeben (Details dazu im jeweiligen Handbuch Eintrag). Der Report kann entweder direkt im Browser als Vorschau angesehen werden oder als Dokument an der Akte gespeichert werden. Mehr dazu unter Reports.

Zum Report gibt es ein Einstellungsmenü, in dem der Aufbau des Reports verändert werden kann, siehe Report-Einstellungen

  

Status

An manchen Akten kann ein Status gesetzt werden:

grau: kein Status

rot: offen, fehlerhaft

gelb: in Arbeit

grün: erledigt

Kann nicht direkt ein Status gesetzt werden, wird ein hochverdichteter Status der untergeordneten Akten angezeigt. Hat z.B. ein Kontakt noch ihm zugeordnete rote Mängel, so ist sein Status auch rot.

 

   Extra Menü öffnen

 

In der Kopfzeile der Akte befindet sich der Zugang zum Extra Menü, in dem alle Funktionen der Akte aufgerufen werden können.

 

   Teilen Menü öffnen

 

In der Kopfzeile der Akte befindet sich der Zugang zum Teilen Menü, in dem der Versand der Akte per Email oder der Download aller Akteninhalte aufgerufen werden können.

 

   Hilfe

 

Dieses Handbuch öffnen.

 

   Als Email verschicken

 

Wenn der Benutzer ein Email Konto in TabTool eingerichtet hat, kann hier der PDF Report der Akte direkt als Email verschickt werden.

 

   Download

 

Alle Bilder, Dokumente und Audio Dateien der Akte und optional aller darunterliegenden Akten als ZIP Datei herunterladen.

 

Aufbau der Akte

 

Kopfbereich

 

In der Kopfzeile der Akte wird der Aktentyp angezeigt, rechts die beiden Buttons zum Öffnen des Extra- und des Teilen-Menüs. In der Zeile darunter kann der Status eingestellt werden und es wird der Aktentitel angezeigt. Der Titel setzt sich zusammen auf vorgegebenen Felder der Akte. Dies wird in der Konfiguration festgelegt. Im angezeigten Beispiel sind dies Feld 1 und Feld 2

 

Details

 

Im Bereich Details werden die Aktenfelder angezeigt. Mehr zu den verschiedenen Feldtypen unter Aktenfelder 

 

 

TabTool Office
Tablet iOS (iPad)

 

 

Querverweise

 

Im Abschnitt Querverweise sind die verschiedenen Links auf andere Akten aufgelistet. Beim Klicken auf eine der Zeilen öffnet sich die Querverweisliste.

 

 

 

 

 

Bilder

 

Im Abschnitt Bilder sind die Bilder der Akten aufgelistet. Beim Klicken auf eines der Bilder öffnet sich die Bild Detail Ansicht. Die Bearbeitung von Bildern ist zur Zeit nur auf den Tablets möglich.

 

Funktionen im Bereich Bilder:

 

   In andere Akte kopieren/verschieben (alle über die Checkbox ausgewählten, nur TabTool Office)

 

   Neues Bild hinzufügen

 

   Bild löschen (auf Tablets in Bild Detail Ansicht)

 

   Bild in Report verwenden (nur TabTool Office)

 

Erlaubt sind die gängigen Bildformate: JPG, PNG und GIF

 

Eine besondere Funktion ist die Umwandlung von PDF Dokumenten in PNG BIlder. Dies ist sinnvoll, wenn Baupläne als Basis für Pins (s.u.) genutzt werden sollen. Dazu im Bereich Bilder ein PDF hochladen. Jede Seite des PDF Dokuments wird in ein PNG Bild konvertiert. 

 

 

TabTool Office
Tablet iOS (iPad)

 

 

Dokumente

 

Im Abschnitt Dokumente sind die Dokumente der Akten aufgelistet. Beim Klicken auf den Namen des Dokumentes öffnet sich die Dokument Detail Ansicht. Ein Klick auf das Icon des Dokumentes öffnet das Dokument. Es ist abhängig von den Browsereinstellungen, ob sich das Dokument im Browser (z.B. für ein PDF) oder direkt mit der richtigen Anwendung (z.B. WORD) öffnet.

 

Funktionen im Bereich Dokumente:

 

   In andere Akte kopieren/verschieben (alle über die Checkbox ausgewählten, nur TabTool Office)

 

   Neues Dokument hinzufügen

 

   Bild löschen (alle über die Checkbox ausgewählten, auf Tablets in Dokument Detail Ansicht)

 

   Dokument in Report oder als Email-Anhang verwenden (nur TabTool Office)

 

 

TabTool Office
Tablet iOS (iPad)

 

 

Notizen

 

Im Abschnitt Notizen können der Akte Notizen hinzugefügt werden. Eine Notiz besteht aus einem Titel und dem eigentlichen Text.

 

Funktionen im Bereich Notizen:

 

   Neue Notiz hinzufügen

 

   Info (Angelegt/Geändert von/um)

 

   Notiz löschen

 

 

TabTool Office
Tablets iOS (iPad)

 

 

Audio

 

Im Abschnitt Audio sind die Sprachaufnahmen der Akte aufgelistet. Mit dem integrierten Player kann die Aufnahme direkt im Browser oder dem Tablet angehört werden. Ein neuen Aufnahme ist aktuell nur auf den Tablets möglich. Beim Klicken auf den Namen der Aufnahme öffnet sich die Audio Detail Ansicht. Dort kann die Aufnahme heruntergeladen werden (TabTool Office).

 

Funktionen im Bereich Audio:

 

   Neue Aufnahme hinzufügen

 

   Aufnahme löschen (alle über die Checkbox ausgewählten, auf Tablets in Audio Detail Ansicht)

 

 

TabTool Office
Tablet iOS (iPad)

 

 

Pins

 

Mit Hilfe von Pins kann auf einem beliebigen Bild oder Plan des Projektes eine Markierung zu der aktuellen Akte gesetzt werden. Das Setzen von Pins ist aktuell nur auf den Tablets möglich, im Office erfolgt nur eine Anzeige der gesetzten Pins.

Um auf den Tablets einen neuen Pin zu setzen drücken Sie auf das Plus Symbol. Es öffnet sich eine Liste der Ordner des Projektes. Navigieren Sie von hier aus zu dem gewünschten Bild oder Plan.

Nach Auswahl des Bildes kann ein Pin gesetzt werden, durch Auswahl von "Fertig" wird der Pin gespeichert und Sie kehren zurück in die Aktenansicht.

In zugehörigen Reports werden jetzt alle Pins der Akte oder gegebenenfalls alle Pins eines Bildes oder Plans dargestellt.

 

Funktionen im Bereich Pins:

 

   Pin löschen (dazu durch Anklicken des Thumbnails Detail Ansicht öffnen)

 

    Bearbeiten, d.h. Verschieben des gesetzten Pins (nur Tablets)

 

 

 

 

Unterschriften

 

Zu einer Akte können auf den Tablets eine oder mehrere Unterschriften gesetzt werden. Dazu klicken Sie im Tablet auf das Plus-Zeichen, geben den Namen des Unterschreibenden (und z.B. das Datum oder den Ort) ein und erfassen die Unterschrift im dafür vorgesehenen Feld entweder mit dem Finger oder einem Tablet-Stift.

 

Eine Unterschrift sperrt die Akte für die weitere Bearbeitung!

 

Funktionen im Bereich Unterschrift:

 

   Neue Unterschrift (nur Tablet)

 

   Unterschrift löschen. Dazu im Office durch Anklicken des Thumbnails Detail Ansicht öffnen. Auf dem Tablet im Kopf der Akte auf "Bearbeiten" klicken und an der Unterschrift das rote Kreuz drücken.